In veel huidige organisaties zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functies dermate versnippert dat medewerkers niet meer weten wat van hen verwacht wordt, waar ze precies verantwoordelijk voor zijn, en bij wie in de organisatie ze kunnen aankloppen om dingen voor elkaar te krijgen. Dit leid vaak tot gevoel van machteloosheid, burn-out, ziekte of vertrek. Medewerkers hebben behoefte aan zingeving in hun werk, het gevoel dat ze een bijdrage leveren, en in deze bijdrage vooruitgang boeken.

Leiders zouden de bestaande organisatie zichtbaar moeten maken, echt tijd nemen om resultaten met collega’s te bespreken en verantwoordelijkheden opnieuw groeperen en verdelen, zodat zinvolle en samenhangende takenpakketten van werk ontstaan, waarmee alle medewerkers kunnen bijdragen aan het eindresultaat. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn om verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in organisatie te beleggen en zo dicht mogelijk bij klant.

Behoefte aan zingeving en vooruitgang hangt naast organisatie ook af van leiderschap, cultuur en competenties van medewerkers. Ik beperk mij in dit artikel tot leiderschap en organisatie. Organisatie definieer ik als verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden; ofwel welke beslissingen worden waar genomen. De optimale organisatie is die organisatie waarin alle medewerkers maximaal gemotiveerd zijn. Motiveer medewerkers door het maken van heldere resultaat afspraken, delegeer verantwoordelijkheden en houdt contact!

Maak de huidige organisatie zichtbaar en bespreekbaar

Waar te beginnen? Dit is terechte vraag! In de hectiek van alle dag is het lastig een stap terug te doen en rustig naar de huidige organisatie te kijken: wat zijn onze organiserende principes, functioneel, product markt of geografie? Hoeveel echte Business Units hebben we nu? Zijn we centraal of meer decentraal georganiseerd? Wat zijn de prioriteiten in onze strategie? Zijn deze prioriteiten duidelijk herkenbaar in structuur? Werken mensen met plezier bij ons? Worden talenten optimaal ingezet? Ben ik niet te operationeel bezig; doe ik niet dingen die eigenlijk bij mijn mensen thuishoren? En de belangrijkste vraag: helpt deze organisatievorm bij het op tijd realiseren van door ons gewenste toekomst? Het is lastig om een doordacht antwoord op bovenstaande vragen te geven. Vaak is er wel een “gut feel” maar ontbreekt het aan data en inzichten. Kan het anders? Moet het anders?

Maak heldere resultaat afspraken, delegeer en houd regelmatig contact
De meeste organisaties willen teveel en realiseren daarom vrijwel nooit jaarlijkse plannen, laat staan de gekozen strategie. Doelstellingen en initiatieven zijn vaak gehaast gemaakt en weinig samenhangend. Iedere werkdag is daarom gevuld met een eindeloze rij van meetings, afspraken en activiteiten waarvan samenhang niet duidelijk is, en ook niet duidelijk wat het beoogde doel is. Aan het einde van de dag moe, gefrustreerd en onbevredigd naar huis! Morgen opnieuw proberen.