Wie agile werkt, wil snel resultaat boeken. Niet maandenlang wachten bijvoorbeeld met het maken van een compleet nieuwe website, maar binnen een paar weken een merkbaar verbeterde versie realiseren.
Om snel resultaat te boeken wordt in veel organisaties aan diverse initiatieven agile gewerkt, veelal m.b.v. scrums en stand ups. Scrum is een term afkomstig uit de rugbysport. Bij een scrum probeert een team samen een doel te bereiken.
De meeste Agile initiatieven spelen zich af op afdelingsniveau en leveren daardoor op ondernemingsniveau vaak beperkt resultaat op. In onderstaand artikel zet ik de oorzaken hiervan uiteen en geeft een checklist met 5 tips over hoe agile werken voor de gehele onderneming tot de beste resultaten leidt.
Wat is agile werken?
Agile werken is ontstaan in de IT wereld in de jaren tachtig en negentig. Er ontstond toen behoefte aan een meer praktijkgerichte aanpak, in vergelijking met de traditionele “Waterval methode”. Deze methode was te weinig flexibel met betrekking tot veranderende wensen tijdens het ontwikkelproces. De Waterval methode gaat ervan uit dat wat van tevoren is vastgesteld niet meer aan verandering onderhevig is.
Agile werken was het antwoord op het omgaan met veranderingen. Kenmerkend voor de agile aanpak is om het klein en simpel houden. De ene dag wordt bijvoorbeeld gewerkt aan een bug, de volgende dag aan het design. Zo behoud je de focus en boek je sneller resultaat”
Agile werken draait dus om flexibiliteit. “Je moet iedere dag bijsturen, het project aanpassen en reageren op veranderingen. Je volgt geen vaststaand actieplan, maar focust op korte termijn doelstellingen die iedere ochtend worden bepaald of bijgestuurd tijdens de stand-up. Stand-ups zijn de vlotte tegenhanger van de wekelijkse meeting die meestal te lang duurt en te weinig oplevert. In een stand-up bespreek je in maximaal 10-15 minuten de voortgang van het project en bedenk nieuwe actiepunten die vaak diezelfde dag nog worden uitgevoerd.
Betrek tijdig andere afdelingen
Dit klinkt mooi, maar toch verloopt het niet altijd zoals gehoopt. In de meeste organisatie wordt er agile gewerkt binnen 1 of een paar afdelingen, daar waar de meeste behoefte aan verandering is, bijvoorbeeld Marketing of IT. Veelal dient het eindresultaat van deze agile teams uiteindelijk geïntegreerd te worden met de andere afdelingen van de organisatie, bijvoorbeeld Sales of Operations. Andere afdelingen hebben vaak andere prioriteiten en daarom kan het zo zijn dat de resultaten van het agile team niet worden opgepakt door de andere afdelingen. Het agile team heeft hard gewerkt om op tijd klaar te zijn, maar uiteindelijk is er op ondernemingsniveau geen echt resultaat, door gebrek aan samenwerking met andere afdelingen. Dat frustreert enorm.
“Probeer niet controle binnen eigen afdeling te houden. Het combineren van disciplines van verschillende afdelingen zorgt juist voor creatieve en werkbare oplossingen.”
Onderken en respecteer elkaars kwaliteiten
De kracht van het team is gelegen in de verschillende competenties van alle teamleden. Omdat doelstellingen en actiepunten dagelijks veranderen zijn er steeds andere competenties relevant. Bijvoorbeeld teamlid 1 is analytisch sterk en teamlid 2 is sterk actiegeoriënteerd. Teamlid 2 vind dat het te lang duurt, teamlid 1 vind van dezelfde situatie dat er niet voldoende is nagedacht over de oplossing. Ga in deze situatie niet de strijd aan met de andere teamleden of andere afdelingen maar zoek in gezamenlijkheid naar de beste oplossing; is er nu voldoende nagedacht over de oplossing en kan er verder gegaan worden of is het beter om nog even na te denken.
Door echt naar elkaar te luisteren, zonder vooroordelen, zal duidelijk worden wat de beste oplossing is. Overleg en samenwerking kost tijd, maar juist hierin ligt de kracht van het Team. Gebruik voor contact, overleg en samenwerking alle beschikbare en nieuwste technologieën.
Checklist “Agile werken in een Agile organisatie”
Geef vertrouwen door te delegeren; alleen delegeren geeft snelheid
Agile werken lukt alleen wanneer de echte beslissingen voortvarend kunnen worden genomen. “In de praktijk blijkt delegeren vaak lastig”, vertelt Jacques. Leidinggevenden willen toch vaak controle blijven uitoefenen.
Vragen om toestemming kost tijd. Zeker wanneer meerdere teams tegelijk bezig zijn. Zo loopt het project onnodig vertraging op, en komt de essentie van agile werken namelijk snel inspelen op veranderingen niet van de grond.
De leidinggevende dient de benodigde verantwoordelijkheid dus te delegeren aan de Product Owner. Deze delegatie dient duidelijk zichtbaar te zijn voor iedereen in de organisatie. Als de leidinggevende dus benaderd wordt vanuit de organisatie dient deze duidelijk te zijn en te zeggen dat de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de Product Owner.
Om deze delegatie te vergemakkelijken een paar tips.
Spreek overleg vorm, duur en frequentie af. Plan deze in de agenda. Wijk hiervan af indien de situatie daarom vraagt. Het is beter om even kort te bellen op vrijdagmiddag dan om te wachten tot het geplande overleg volgende week woensdag. Check regelmatig met elkaar of het geplande overleg werkt of dat deze tijdelijk dient te worden bijgesteld. Met name in de dialoog wordt het noodzakelijk vertrouwen opgebouwd.
Maak, wanneer voorhanden, gebruik van voortgangs- of prestatie indicatoren. Staar je hier ook niet blind op. Indicatoren vertellen nooit het hele verhaal.
Voor leidinggevende weersta de verleiding om in te grijpen, blijf in de afgesproken rol. Ondersteun de Product owner, waar nodig, maar neem verantwoordelijkheid niet uit handen
Voor Product Owner neem vanaf het begin de verantwoordelijkheid ook al voelt dat in eerste instantie onwennig. Aarzel ook niet om tijdig te escaleren als dat nodig is. Neem na een eventuele escalatie direct weer duidelijk je rol.
Wissel teamleden wanneer de situatie hierom vraagt.
Vaak werkt een agile team in een vaste samenstelling. Eigenlijk is het niet eens een agile team, maar een min of meer normale afdeling. Agile werken betekent ook dat je flexibel bent in de samenstelling van het team. Neem (tijdelijk) afscheid van medewerkers wiens kwaliteiten in een bepaalde periode niet nodig zijn. Selecteer en introduceer nieuwe personen voor een team als de (veranderde) situatie om andere vaardigheden vraagt.
Win de wedstrijd op ondernemingsniveau.
Alle scrumsessies, stand-ups en planning sessies ten spijt: het team maakt wel voortgang, maar lijkt maar geen wezenlijk resultaat te boeken. In dit artikel zijn al verschillende oorzaken van dit probleem beschreven, maar de belangrijkste reden is vaak dat er een hoger doel – op ondernemingsniveau – ontbreekt.
Voorkom veel kleine projecten met korte termijn doelstellingen. Zorg dat alle projecten een onderliggende visie hebben. Voorkom projecten met tegenstrijdige prioriteiten, die geld, tijd en energie kosten.Bouw aan een agile organisatie voor duurzame resultaatverbetering op ondernemingsniveau
Koppel agile projecten aan de strategische doelen van de onderneming. Werk echt samen, geef vertrouwen en delegeer.
Veel plezier!